På et arrangement kan informasjon endre seg raskt, mens mottakeren ofte er på farten. SMS passer særlig godt til korte beskjeder som påvirker hva personen skal gjøre nå eller snart.
Del informasjon etter fase
Før arrangementet kan du sende billett- eller oppmøteinformasjon og en relevant påminnelse. Under arrangementet bør SMS reserveres for endringer som faktisk påvirker deltakerne. Etterpå kan du følge opp der formål og forventning tilsier det.
Segmenter etter behov
Deltakere, frivillige, leverandører og ansatte trenger sjelden samme beskjed. Bruk grupper som speiler rollen og situasjonen, og unngå å sende interne driftsmeldinger til publikum.
Planlegg for avvik
Avklar hvem som kan godkjenne og sende en hastebeskjed, og lag korte maler for sannsynlige situasjoner. Hold informasjonen konkret, oppgi tidspunkt og sted, og lenk bare når mer informasjon er nødvendig.
Skill drift fra markedsføring
En viktig programendring eller sikkerhetsbeskjed har et annet formål enn et tilbud om neste arrangement. Hold mottakergrunnlag, tekst og oppfølging adskilt. Ikke bruk en driftsliste til markedsføring uten å ha vurdert grunnlaget, forventningen og informasjonen som er gitt til mottakerne.
Gi utsendingen en eier
Bestem hvem som kan sende til publikum, hvem som godkjenner hastebeskjeder og hvem som svarer på spørsmål. Etter arrangementet bør planlagte meldinger avsluttes, midlertidige lister vurderes og læring dokumenteres før neste gjennomføring. Det gjør neste arrangement både enklere og mer ansvarlig.
Relevant neste steg
Fra konkret behov til ryddig arbeidsflyt
Se hvordan varsler, påminnelser og andre praktiske beskjeder kan forberedes.
